Arbeitszeiterfassung – Systeme & Software zur Zeiterfassung im Check

Um die Arbeitszeit korrekt zu erfassen und abzurechnen, ist in immer mehr Unternehmen die Arbeitszeiterfassung ein wesentliches Thema.

Hierbei sollte man sich je nach Unternehmensgröße von einer Software unterstützen lassen. Wir haben einige Systeme für Zeiterfassung geprüft und informieren über mögliche Lösungen. Weiters gibt es einige Aspekte, die man hierbei beachten soll – Informieren Sie sich im Ratgeber zum Thema Zeiterfassung.

Zeiterfassung – Welche Systeme und Lösungen gibt es?

Bevor man sich Gedanken über die Erfassung der Zeit macht, ist das Thema der gesetzlichen Grundlagen wichtig. Zusätzlich gibt es einen Überblick über Möglichkeiten der Aufzeichnung mit Excel sowie kostenpflichtige und kostenlose Lösungen im Überblick.

Gesetzliche Vorgaben im Überblick

In Österreich sind Arbeitgeber laut Gesetz dazu verpflichtet, Beginn sowie Ende der Arbeitszeit der einzelnen Arbeitnehmer zu dokumentieren, Details zu Arbeitszeitaufzeichnungen und wichtige Tipps gibt es hierbei unter https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/211/Seite.2110003.html zum nachlesen.

  • Wichtig: Neben der Arbeitszeit des Tages sind auch die Arbeitszeit der Woche, Ruhezeiten und die Ruhezeit (wöchentlich) aufgezeichnet werden. Wenn während Ruhezeiten gearbeitet wird, ist es auch hier Voraussetzung, den Ort, Dauer und Beschäftigung zu dokumentieren.
  • Verantwortung beim Arbeitgeber: Arbeitnehmer müssen bei Zeiterfassungsystemen auf Anfrage einen Überblick der Aufzeichnungen sowie Einsicht erhalten. Weiters muss der Arbeitgeber darauf achten, die Arbeitnehmer anzuleiten über die Aufzeichnungen und diese auch kontrollieren.
  • Pausenzeiten: Hierbei ist es möglich, in Absprache mit dem Betriebsrat eine Vereinbarung über Ruhepausen zu treffen. Alternativ kann der Arbeitnehmer die Ruhepausen selbst wählen. Wichtig: Bei der Arbeitsinspektion muss Einsicht gewährt werden und Kopien/Daten vorgezeigt werden können.

Unter http://www.karriere.at/blog/zeiterfassung-fuehrungsaufgabe.html gibt es noch eine Betracht zum „Reizthema Arbeitszeiterfassung“ und wesentlichen Aspekten, worauf es hierbei zu achten gilt.

Zeiterfassung im Außendienst

Für Mitarbeiter im Außendienst können beispielsweise die Arbeitszeit und Arbeitsort frei bestimmt werden – Dennoch sind hier Aufzeichnungen über die Tages-Arbeitszeit vorzulegen. Auch für Lenker gibt es ähnliche Bedingungen – Hier sind auch Fahrtenbücher als Zeiterfassung gültig.

  • Aufbewahrungsdauer: Die Unterlagen müssen 6 Monate lang aufbewahrt werden – bei Lenkern sind dies sogar 2 Jahre (24 Monate).

Excel Tabelle – Einfache Arbeitszeiterfassung mit Excel

Welche Spalten sollte eine eigene Excel-Tabelle beeinhalten?

Tag
Datum
Beginn
Ende
Stunde
Zeit
Betrag
Summe

Welche Faktoren kann ich mit diesen Spalten berechnen?

Neben den reinen Arbeitsstunden kann auch die Arbeitszeit berechnet werden sowie der Arbeitslohn (Zeit und Stundenlohn multiplizieren) und der Gesamtlohn. Umfangreicher werden die Formeln bzw Berechnungen bei Nachtschichten oder Spätschichten.

Wer sich nicht selbst sehr gut mit Excel, Arbeitsrecht und Berechnungen auskennt, dem ist zu empfehlen hier eher auf eine fertige (oft kostenlose) Vorlage zur Arbeitszeiterfassung mit Excel zurückzugreifen.  Unter http://www.helge.at/2008/03/zeiterfassung-mit-google-spreadsheets-und-forms/ gibt es eine genaue Anleitung, wie die Zeiterfassung mittels Google Spreadsheets und Forms gelöst werden kann.

Excel Zeiterfassung Vorlagen verwenden

Durch bereits fix-fertige Vorlagen spart man sich die Einarbeitung. Nehmen Sie sich die Zeit und sehen Sie sich die Vorlagen kurz an, um zu sehen, ob diese für ihre Ansprüche empfehlenswert ist. Unter http://www.heise.de/download/zeiterfassung-excel-1185151.html gibt es einen Überblick über hilfreiche Vorlagen und Tipps zum produktiven Einsatz.

Kostenlose Software Angebote für die Zeiterfassung

Die Listung von Heise gibt auf der Plattform einen Überblick über sinnvolle Freeware Lösungen. Die Downloads für die Lösungen gibt es auf http://thema.chip.de/freeware-zeiterfassung.html im Überblick – Einfach ausprobieren, welche gratis Produkte für die Zeiterfassung am besten zu den Bedürfnissen in ihrem Unternehmen/ihrer Arbeitsweise passen!

Testsieger im Bereich kostenlose Zeiterfassung

  • Open Office Arbeitszeitdokumentation
  • Activity Report 2014
  • Timemagix
  • SpikeTime
  • Schichtplaner-Online

Lösungen für Zeiterfassungssysteme

Hierbei gibt es eine große Anzahl an Anbietern und Lösungen für alle Unternehmensgrößen und in vielen Preiskategorien. Im Bereich der kostenpflichtigen Angebote ist es wichtig, den Leistungsumfang zu vergleichen und sich vom Anbieter für die Zeiterfassung auch für den produktiven Einsatz im eigenen Unternehmen entsprechend beraten zu lassen.

Teilweise ist auch die Integration in andere Lösungen, wie CRM-Systeme zur Verwaltung von Kunden bzw. Arbeitszeit für einzelne Kunden sinnvoll – Fragen Sie den Anbieter nach individuellen Lösungen!

  • DISO AG Zeiterfassung JIRA – Hierbei erfolgt eine sekundengenaue Erfassung der Arbeitszeit, weiters gibt es eine iPhone App sowie Schnittstellen, um die Arbeitszeit genau zuordnen zu können. Diese Lösung ist dank der Benutzerfreundlichkeit auch für Kunden mit geringeren Computer-Kenntnissen durchaus empfehlenswert.
  • TopKontor Arbeitszeiterfassung : Dieses Produkt von blue:solution bietet neben der Erfassung von Betriebsdaten auch die Möglichkeit, Controlling durchzuführen und damit in mehreren Bereichen Zeit zu sparen. Neben Freiberuflern ist diese Lösung zur Arbeitszeiterfassung auch für KMU besonders empfehlenswert.
  • TimeCard von REINER SCT:  Damit lassen sich auch Lösungen für große Unternehmen durchführen. Die Stechuhr wird mit der Softwarelösung kombiniert – Die Software Lösung ist hierbei nur ein Teil des umfangreichen Angebots von REINER SCT, die als Spezialisten im Bereich Zeiterfassung.

Fazit: Um eine hochwertige Zeiterfassungs-Lösung für ihr Unternehmen einzusetzen, sollten Sie neben den gesetzlichen Bestimmungen auch die vielfältigen Lösungen am Markt ansehen. Neben dem Preis der einzelnen Lösungen ist es auch von der Größe ihres Unternehmens und eigenen Vorlieben abhängig, welche Lösung am besten für ihre Bedürfnisse passt.

Hintergrund Info: Was ist Kurzarbeit?

Von Kurzarbeit wird gesprochen, wenn ein Betrieb die Arbeitszeit zeitlich begrenzt herabsetzt. Diese Maßnahme dient zur Überbrückung wirtschaftlicher Krisenzeiten. In dieser Zeit sollen Beschäftigte in Betrieb gehalten werden, sind aber nicht aktiv beschäftigt. Damit sollen Kündigungen und damit verbundene Neueinstellungen vermieden werden.

Wann bzw. welche Betriebe dürfen Kurzarbeit anbieten?

Als Grundvoraussetzung für die Einführung der Kurzarbeit ist eine wirtschaftliche Krisensituation. Der Arbeitgeber wird über diese Situation im Regelfall sechs Wochen vor dem geplanten Beginn der Kurzarbeit informiert. Damit hat er noch genug Zeit, sich für oder gegen die Kurzarbeit zu entscheiden. Außerdem ist es empfehlenswert, mit einem Arbeitsmarktservice in Kontakt zu treten. Dieser kann sich gegebenenfalls mit dem Arbeitgeber in Verbindung setzen und über die Krisensituation mit dem zuständigen Betriebsrat beraten. Damit sollen für den Arbeitgeber, sowie für den Arbeitnehmer akzeptable Bedingungen für die Überbrückungszeit geschaffen werden. Außerdem kann sich der Arbeitnehmer im Arbeitsmarktservicegesetz (AMSG) über die Regelungen der Kurzarbeit in Österreich informieren. In diesem Gesetz findet er auch Informationen zu Behaltepflicht nach der Kurzarbeit und Informationen über Mustervereinbarungen.

Gibt es Unterstützungen für den Arbeitnehmer?

Der Arbeitnehmer kann vom Arbeitsmarktservice eine Kurzarbeitsbeihilfe beanspruchen. Dafür muss allerdings eine Aufnahme von Kurzarbeit dort beantragt werden. Eine schriftliche Kurzarbeitsvereinbarung zwischen der Gewerkschaft und dem Arbeitgeber ist ebenso notwendig. Zudem muss der Arbeitsmarktservice über den Beschäftigtenstand sowie über die Behaltepflicht seitens des Arbeitnehmers ausführlich informiert sein. Nur auf diese Weise kann gewährleistet werden, dass die Unterstützung für den Arbeitnehmer im vollen Umfang stattfindet.

Wie lange dauert Kurzarbeit und auf wie viel Entgelt muss verzichtet werden?

Gesetzlich ist der Zeitraum für Kurzarbeit auf maximal 18 Monate begrenzt. An einem Stück sind allerdings nur wenigstens sechs Monate vorgesehen. In seltenen, begründeten Fällen, kann die Kurzarbeitszeit jeweils Zweimonatsschritten auf insgesamt 18 Monate verlängert werden.

Während der Kurzarbeitszeit wird die Arbeitszeit zwischen zehn und 90 % der normalen Arbeitszeit bewegen. Außerdem muss häufig auf einen Großteil des Entgelts verzichtet werden. Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit wird dabei aber generell vergütet. Die Abstriche beim Entgelt sind von Arbeitgeber zu Arbeitgeber sehr unterschiedlich.

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