Fahrtenbuch schreiben in Österreich – Vorlage, App & Software

Ein Firmenauto wird meistens von mehreren Mitarbeitern benützt. Um den Überblick über die Strecken bzw. Fahrten nicht zu verlieren sollte jede Firma ein sogenanntes Fahrtenbuch führen. In diesem wird festgehalten wann wer gefahren ist, wann das letzte mal getankt wurde oder wie die vielen Kilometer zustande gekommen sind. Für die Berechnung der Steuer ist solch ein Buch ebenfalls unerlässlich.

Es sind nur solche Fahrten steuerlich absetzbar, die im Rahmen der Firma erfolgen. Das heißt gleichzeitig, dass Private Fahrten nicht relevant für die Steuer sind. Es ist leicht, solche Einträge zu manipulieren, desshalb werden die Fahrtenbücher besonders von Steuerprüfern unter die Lupe genommen. Routen die nicht nachvollziebar sind, müssen vom Unternehmer überzeugend erklärt werden.
Weiters ist ein Fahrtenbuch auch für das Unternehmens selbst wichtig, da es die regelmäßig angefahrenen Ziele aufzeigt und die gefahrene Kilometeranzahl. In Folge könnten unsinnige Fahrten reduziert oder gar eingestellt werden.

Nicht zuletzt ist es ein wichtiger Nachweis gegenüber dem Dienstgeber, denn dieser hat dem Dienstnehmer die Fahrtkostneansprüche geltend zu machen.

Wie sieht die Vorlage aus?

Es müssen einige verbindliche Bestandteile im Fahrtenbuch enthalten sein.

  • das Datum der Ausfahrt
  • der Ausgangsort und der Zielort
  • der Kilometerstand jeweils am Beginn und am Ende der Fahrt
  • eine fortlaufende Nummer
  • die Anzahl der gefahrenen Kilometer
  • der Zweck der Tour
  • der Reiseweg beil längeren Strecken

Tipp: Um die Vorlage schnell zu erhalten, so kann man sie ganz einfach auf der Homepage der WKO downloaden.

Im Fahrtenbuch müssen die dienstlichen Fahrten, sowie die privaten Fahrten festgehalten werden. Bei den letzteren muss der Zweck der Fahrt nicht aufgezeigt werden.

Am Deckblatt des Buches sollte sich die KFZ-Nummer des Fahrzeuges befinden, genauso wie das Datum des ersten Eintrags und das Datum des letzten Eintrags, da solch ein Fahrtenbuch nur an genau ein Fahrzeug gebunden ist. Es sollte genauso wie ein Dokument behandelt werden. Die Angaben müssen chronologisch, vollständig und gut leserlich sein. Es dürfen keine Inhalte gelöscht oder nachträglich hinzugefügt werden. Ein falscher Eintrag muss so durchgestrichen werden, dass er trotzdem noch zu lesen ist. Insgesamt muss ein Buch Platz haben für Fahrten, die in sechs Wochen getätigt wurden.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch in Österreich

Es muss nicht nur der Inhalt ordnungsgemäß sein, sondern auch die Form. Bei dem Fahrtenbuch muss es sich demnach um ein Buch oder ein Heft in geschlossener Form handeln und mindestens das Format A6 haben. Es dürfen sich keine Lose Notizen im Buch befinden, da diese ungültig sind – auch dann, wenn die Eintragung gemeinsam eine lückenlose Aufzeichnung ergeben.

Die Vorlagen für solch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch kann beispielsweise beim ÖAMTC erworben werden. Sie können aber auch ganz einfach selbst erstellt werden, indem man einfach einen Taschenkalender nimmt. Oder man verwendet einen PC und erstellt mit diesem einfach eine Tabelle für eine Fahrtenmappe.

Solange alle rechltich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind und diese auch handschriftlich festgehalten sind, so werden die selbserstellen Fahrtenbücher akzeptiert.
Es sollte sich beim Fahrtenbuch direkt ein Stift befinden, da die Aufzeichnungen so zeitnah als möglich erfolgen sollten. Am besten sollte auch gleich ein Taschenrechnter dabei sein, damit man sich die gesamten Kilometer ausrechnen kann.

Es passiert sehr oft, dass Mitarbeiter vergessen den Eintrag im Fahrtenbuch zu machen, desshalb ist es sinnvoll, wenn man die Fahrer beispielsweise mit einem Aufkleber am Radio oder am Amaturenbrett an den Eintrag erinnert.

Aufzeichnungen über die Fahrten für Selbstständige

Nicht nur Angestellte müssen für seinen Chef ein Fahrtenbuch führen, sondern auch Selbstständige. Sogar wenn das Fahrzeug nur für dienstliche Strecken verwendet wird, so sollte man ebenso die Aufzeichnungen eintragen, denn so hat man einen guten Überblick über die Kosten und die gefahrenen Kilometer. Weiters dient das Buch als Grundlage für die Berechnungen durch das Finanzamt. Durch das Fahrtenbuch ist es dem Selbständigen auch möglich einen Beweis für die rechliche Inanspruchnahme des amtlichen Kilometergeldes zu erstellen und diese als Betriebsaufwand in der Einkommenssteuer zu verrechnen.

Wie bekommt man sein Kilometergeld zurück?

Die gefahrenen Kilometer sollten bei der Einkommenssteuer in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen werden, so werden die Fahrtkosten bei der Berrechnung berücksichtigt.
Das Finanzamt kann jedoch jederzeit die Einsicht in diese Bücher fordern, desshalb sollten sie auch mindestens sieben Jahre aufbewahrt werden. Einen Überblick zum Thema Amtliches Kilometergeld 2016 gibt es im VKNN Ratgeber.

Die App – Software für die Fahrtenbuch Aufzeichnung

Immer häufiger passiert es, dass man in den Fahrzeugen eine mobile Variante der Fahrtenbücher findet. Sie stehen als Software auf Tablet, Iphones, Smartphones oder Computer zu verfügung.
Die Elektronische Form bietet sehr viele Vorteile wie:

  • eine Erinnnerungsfunktion
  • eine Reisekostenberrechnung
  • einen Routenplaner
  • eine Rücksicherung der Daten
  • eine Statistikfunktion
  • eine farbliche Unterscheidung zwischen privaten und beruflichen Fahrten
  • ein eigener Login für jeden Fahrer

Die Daten werden so in kürzester Zeit auf die Homepage hochgeladen und sind so genau ersichtlich für den Diensnehmer.

Quellen und weitere Informationen:

http://www.selbststaendig-machen.at/fahrtenbuch-schreiben-mit-vorlage-oder-app-so-wird-es-gemacht/
https://www.help.gv.at/Portal.Node/hlpd/public/content/211/Seite.2110010.html
https://www.ris.bka.gv.at/GeltendeFassung.wxe?Abfrage=Bundesnormen&Gesetzesnummer=10008364
https://findok.bmf.gv.at/findok?execution=e1s1
https://www.zervant.com/de/blog/kostenloses-fahrtenbuch-in-excel-mit-anleitung/
http://salesblog.at/elektronisches-fahrtenbuch-in-oesterreich-produkte-und-loesungen/

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