ITAM – IT Asset Management – Anbieter, Software, Möglichkeiten

Mit dem IT-Asset Management kann man die komplette Hardware von Computern technisch und betriebswirtschaftlich verwalten. Computer, Anzeigegeräte, Ausgabegeräte, portable Geräte, Server und Netzwerkgeräte lassen sich so verwalten.

Das IT Asset Management umfasst alle Geschäftspraktiken mit vertraglichen oder finanziellen Funktionen, die den Software Lebenszyklus und strategische Entscheidungen für die IT Umgebung betreffen.

Für die Strategie eines Unternehmens ist das IT Asset Management sehr wichtig. Normalerweise werden genaue Bestandsaufnahmen zur vorhandenen Hardware und Software gemacht. Damit werden Entscheidungen zum Kauf von neuer Hard- oder Software oder zur Umverteilung der vorhandenen Software gefällt.

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Wichtig: Alle Zahlen auf einen Blick!
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Viele Organisationen können so ihre Systeme effektiver managen und es lässt sich Geld einsparen, wenn keine unnötigen Käufe getätigt werden müssen. Außerdem lassen sich die vorhandenen Systeme so effektiver nutzen.

Wenn eine Organisation ein qualitativ gutes IT Asset Management besitzt, können hohe Risiken und Kosten verhindert werden, die durch IT Infrastruktur Projekte entstehen, die auf veralteten oder unvollständigen Informationen beruhen.

Für das IT Asset Management gibt es auch eine passende IT Asset Management Software: hier gibt es verschiedene Eingabefelder, und jedes Gerät kann in einer Firma einem bestimmten Arbeitsplatz zugeordnet werden. Dabei wird die Eingabe von technischen Daten durch viele Funktionen für den Nutzer erleichtert. Mit dem System können technische Daten, aber auch betriebswirtschaftliche Daten der Rechner erfasst werden.

IT Asset Management: Software Anbieter in Österreich

In Österreich werden verschiedene Softwarelösungen für den Bereich IT Asset Management angeboten: So bietet etwa Comparex mit Sitz in Wien einige Systeme an. Die Software Asset Management Lösungen gewähren dem Nutzer einige Vorteile: die Compliance (Übereinstimmung) der Informationen, die Transparenz und Effizienz der Systeme und das Einsparen von Kosten. Alle im Unternehmen eingesetzten Software-Investitionen werden durch das Lizenzmanagement verwaltet.

Dabei begleitet Comparex die Firmen bei der Einführung eines Software Asset Management Systems während aller Phasen. Der Anbieter wurde von Microsoft für seine besonderen Leistungen im Bereich Lizenzmanagment ausgezeichnet.
Weitere bekannte Software Anbieter auch mit einem Sitz in Österreich sind The Software Experts Crayon, Flexera Software, Snow und VOQUZ Solutions.

Die Firma Crayon bietet Software und Cloud Economics an, und dazu einen Consulting Service, einen Managed Subscription Service und dazu passende Trainings und Events.

Das Head Office des Unternehmens liegt in Norwegen, Oslo, und in Österreich hat die Firma ihren Sitz in Brunn am Gebirge. Die Firma arbeitet mit vielen bekannten Partnern wie Microsoft zusammen und verfügt über sehr viel Erfahrung mit dem Thema Software Asset Management.

Die Firma Flexera arbeitet mit mehr als 200 Technologieunternehmen, Verteilerfirmen und Vertriebspartnern weltweit zusammen. Die Firma hat etwa 80.000 Kunden und mehr als 25 Jahre Erfahrung im Management von Softwarerisiken.

Das Unternehmen bietet Lösungen im Software Asset Management an. Die Software managt die Daten während der 7 Stadien eines Software Life Cycles. Das System dient dazu, dass die Unternehmen nicht zu viel Gebühren für die Lizenzen für Software und Cloud Services bezahlen müssen. Es hilft, die finanziellen Risiken zu minimieren und Audits zu bestehen. Zu hohe Kosten werden begrenzt, und die Effizienz des IT Systems wird optimiert.

Die Softwarefirma Snow hat ihr Headquarter in Stockholm, Schweden. Das europäische Headquarter hat seinen Sitz in Bracknell, United Kingdom. Snow Software ist der Größte Entwickler von Snow Management Solutions. Mehr als 4.500 Organisationen weltweit nutzen die Software Lösungen der Firma Snow.

Für Österreich dürfte der deutsche Anbieter mit Sitz in Stuttgart zuständig sein. Im Bereich Software Management werden verschiedene Produkte angeboten, wie der License Manager, Inventory, Optimizer for SAP, Oracle Management, Integration Connectors, Snow for Office 365, Snow for Service Now und Snow for Cloud.

Die Firma VOQUZ hat ihren Hauptsitz in München, Deutschland. Die Niederlassung in Österreich liegt in Wien. Die Firma ist schon seit mehr als 30 Jahren auf dem IT-Markt tätig. Sie arbeitet mit anerkannten Technologiepartnern zusammen. Die Firma biete auch Software Asset Management Lösungen an. Dabei gibt es Lösungen für die Lizenzoptimierung, die Datenharmonisierung und das Berechtigungsmanagement.

Möglichkeiten von IT Asset Management Programmen

Die Möglichkeiten, die gute IT Asset Management Software bieten kann, sind enorm. Man kann alle wichtigen Daten zur Hard- und Software erfassen, untereinander verknüpfen, dokumentieren und auswerten. So erhält ein Unternehmen alle wichtigen Kennzahlen, um ein gutes IT-Controlling durchzuführen.
Datenauswertung

Mit einem Analyse-Tool kann man die Daten aus einer bestimmten Software umfassend auswerten. So kann man Einsparpotentiale erkennen, Schwachstellen ermitteln und einen Leistungsvergleich (ein Benchmarking) durchführen.

Mit dieser Auswertung kann man auch durchgehend an einer Verbesserung der Softwaresysteme arbeiten. Auswertungssysteme (CAFM-Systeme) arbeiten mit vordefinierten Auswertungen. Es gibt auch Systeme, bei denen man die Auswertungen eigenständig einrichten kann, oder persönliche Auswertungen konfigurieren. Dabei kann man beliebig weit ins Detail gehen.

Dokumentation

Digitale Dokumente können sehr gut mit Hilfe eines Dokumentenmanagements (DMS) verwaltet werden. Mit einem integrierten Managementsystem ist es möglich, alle Originaldokumente mit den passenden Objekten, Vertragsdatensätzen, Aufträgen, etc. zu verknüpfen.

Diese Verknüpfungen können mit Drag & Drop erzeugt werden, aber auch dialogbasierend. Für jedes Dokument können eigene Zugriffsrechte vergeben und verwaltet werden. Es können auch aus Grafiken neue Dokumente direkt im System erstellt werden.

Visuelle Kennzahlenüberwachung

Mit Hilfe eines speziellen Programmes ist es möglich, wichtige Kennzahlen in Echtzeit visuell zu überwachen. Ein Beispiel hierfür ist das Dashboard von Loy & Hutz. Die Daten werden verdichtet, bildlich dargestellt und in eine historische Reihenfolge gebracht.

Die Dashboards lassen sich mit einem System individuell erstellen. Damit bekommt man aussagekräftige Kennzahlen als Grundlage für weitere Entscheidungen. Mit dem Dashboard werden die Daten grafisch in einem Cockpit dargestellt.

Man kann Daten aus unterschiedlichen Firmenbereichen (wie Finanzen, Entwicklungs- oder Personalabteilung) auswerten und zusammenführen. Die Darstellungen von Grenzwerten, Warnbereichen und Kennzahlen lassen sich individuell und flexibel einstellen.

Mit dem Programm hat der User alle Informationen auf einen Blick verfügbar und kann schnell reagieren. Mit dem System lässt sich einstellen, wer auf Kennzahlen und Daten zugreifen darf. Als Nutzer kann man nur die Daten sehen, die auch freigegeben wurden.

Wie viel kostet ein gutes IT Asset Management Tool?

Gute IT Asset Management Tools werden zu unterschiedlichen Preisen angeboten. Hier lohnt sich ein Preisvergleich der einzelnen Anbieter. Die Preise können sich ungefähr in folgendem Zahlenraum bewegen:

  • Ein Softwarepakte für 10 Nutzer für ein Jahr: 1.273 Euro
  • Ein Softwarepaket für 20 Nutzer für 1 Jahr: 2.551 Euro
  • Ein Softwarepaket für 200 Nutzer für 1 Jahr: 13.743 Euro

Wie viel lässt sich mit einem IT Asset Management Tool einsparen?

Mit einem IT Asset Management Tool soll dafür gesorgt werden, dass alle Informationen inventarisiert werden. Damit soll verhindert werden, dass unnötige Kosten entstehen oder Geld falsch investiert wird. Es werden verschiedene Daten gesammelt: zum Nutzerverhalten, zu den technischen Konfigurationen und auch zu den Kostenstellen.

Möglichst alle Risiken sollen mit Hilfe der Software vermieden werden: Risiken, die am Desktop entstehen können, im Rechenzentrum oder auch in den Clouds. Auch Geldstrafen, die bei Software-Audits für ein Unternehmen entstehen können, sollen möglichst vollständig vermieden werden.

So gibt es Software der Firma Flexera, die FlexNet Manager Suite for Enterprises. Damit können sehr schnell ausführliche Reports erzeugt werden, mit denen man feststellen kann, dass alle Lizenzbedingungen weltweit eingehalten werden.

Es gibt weitere Möglichkeiten, um Kosten für ein Unternehmen einzusparen: Man kann nicht genutzte Lizenzen zurückfordern, Fehl- und Falschlizenzierungen vermeiden, Ausfallzeiten der Rechner reduzieren, und die Software kann dafür sorgen, dass man möglichst genaue Daten zu der vorhandene Hard- und Software erhält.

So bekommt man einen Vorteil bei Verhandlungen mit anderen Anbietern. Die Lizenzen lassen sich für alle gewünschten Orte optimieren: für den Arbeitsplatz, das gesamte Rechenzentrum, für Clients und Server, für Mobilgeräte, für die Cloud und für die unterschiedlichen Datenbanken (SAP, IBM, Oracle).

Wann bekomme ich ein gutes IT Asset Management Tool?

Ein gutes IT Asset Management Tool sollte Informationen über das gesamte IT-Lifecycle-Management abbilden. Es geht dabei um die Menge der Bestände, den Kauf der Rechner, die Ausmusterung oder auch das Zurückgeben von gemieteten Computern.

Eine gute Software sollte einen genauen Überblick über alle Kosteneinsparungen bieten, die für ein Unternehmen oder eine Organisation möglich sind. Mit dem System sollte man kontrollieren können, welche Lizenzen man abziehen oder neu zuteilen lassen kann.

Es gibt IT Asset Management Software für kleine oder mittelgroße Arbeitsumgebungen, und es gibt auch Software, die speziell für große Unternehmen ausgelegt ist. Ein wichtiger Anteil dieser Softwarepakete ist die Bestandsverwaltung.

Man kann erkennen, wo sich die Bestände aktuell befinden, wieviele das Unternehmen für die Bestände bezahlt, und ob sie auch weiterhin sinnvoll sind. Weitere wichtige Punkte sind die Verwaltung von Mietbeständen (gemietete PCs), Wartungen und Upgrades sowie Garantien.

Wie kann ich ein IT Asset Management Tool sinnvoll nutzen?

Laut der Zeitschrift Computerwoche können nur ungefähr die Hälfte von 200 Unternehmen aus einer Umfrage korrekte Lizenzen für ihre Software vergeben. Dabei kann man mit einer korrekten Softwarelizenzierung sehr viele Kosten einsparen.

Falls es zu wenig oder zu viele Lizenzen in einem Unternehmen gibt, kann dies schwere rechtliche und finanzielle Folgen haben. Mit einem guten Software Asset Management lassen sich diese Kosten und die rechtliche Risiken erfolgreich minimieren.

Sehr wichtig ist dabei die richtige Implementierung des Systems. Als ersten Schritt sollte man sich eine Base Line schaffen. Dazu erstellt man eine Vergangenheitsanalyse, mit der alle aktuellen Lizenzen in einem Unternehmen erfasst werden.

Dieser Vorgang dient als Grundlage für die nächsten Schritte. Das Ziel dabei ist es, eine Lizenzbilanz zu erstellen, die alle vorhandenen Lizenzen übersichtlich auflistet. Dazu werden bei der Base Line verschiedene Fragen zu den Lizenzen abgeklärt.

Im zweiten Schritt werden die Prozesse und die Rollen in einem Unternehmen analysiert. Dies ist sehr wichtig für das gesamte Lizenzmanagement. Damit wird die Aufbauorganisation gestaltet, die Funktionen und Rollen werden eindeutig identifiziert, und die Schnittstellen und Wechselwirkungen werden analysiert. Die gesamten Prozesse eines Unternehmens werden evaluiert.

Der dritte Schritt ist das kontinuierliche Lizenzmanagement. Das Lizenzmanagement sollte nicht nur bei einem besonderen Ereignis wie bei einem Audit durchgeführt werden. Es sollte stattdessen fortlaufend stattfinden.

Diese Transparenz soll eine Übersicht verschaffen, welche weiteren Lizenzen für ein Unternehmen angeschafft werden müssen und welche Lizenzen abgelaufen sind. Mit einer solchen Implementierung sollte die korrekte Nutzung von einem Software Asset Managementsystem gesichert sein.

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