Belege aufbewahren in Österreich – Aufbewahrungspflichten, Aufbewahrungsfrist – Arbeitnehmerveranlagung & Unternehmen

Unternehmen und viele Berufe müssen Aufzeichnungen über ihre Aktivitäten führen.

Dies geschieht, um sicherzustellen, dass der Geschäftsablauf transparent wird und dass in Steuerfragen kein Zweifel besteht. Die Aufzeichnungen und Belege werden am häufigsten als Quittungen und Belegen erstellt und müssen für eine bestimmte Zeitperiode aufbewahrt werden.

In Österreich beträgt die Haltbarkeit der wichtigsten Dokumente sieben Jahre. Diese Periode ist immer ab Ende des Jahres. Dies bedeutet, dass auch Belege von Anfang 2018 bis Ende 2025 gespeichert werden sollten. Nur dann können diese Belege, Dokumente und Belege geschrottet werden.

Diese Verordnung ist mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden. Am Ende müssen Sie all diese Dokumente irgendwo aufbewahren. Dies kann zu einigen Ordnern führen und diese können die Grenzen Ihres Büroraums schnell überschreiten.

Lassen Sie sich beraten!

Deswegen ist es von Bedeutung, dass Sie die Regeln für die Aufbewahrung von Dokumenten und Belegen genau kennen. So können Sie sich Mühe sparen und gleichzeitig die Anforderungen des Staates erfüllen.

Hier erfahren Sie, welche Fristen für die Haltbarkeit für Sie generell gilt und was Sie bei der Spreicherung und Aufbewahrung beachten sollten.

Speicherform – Wie müssen Belege und Daten aufbewahrt werden?

Während der Zeit haben sich die Medien an die Entwicklung der Technologie angepasst. Die primäre und eine der wichtigsten Formen der Aufbewahrung ist immer noch die Papierform, in der die Belege in Papierformat aufbewahrt werden. Dies ist der einfachste Weg, um wichtige Belege und andere Dokumente den Steuerbehörden zugänglich zu machen.

Der Vorteil ist, dass der Artikel auf jeden Fall gelesen werden kann. Sie benötigen keine anderen Medien, um das Dokument lesbar zu machen. Stellen Sie jedoch sicher, dass das Papier der Lagerung nicht der Umgebung ausgesetzt ist.

In jedem Fall ist es wichtig, Dokumente an einem trockenen Ort aufzubewahren und zu schützen. Um sicher zu gehen, ist es ratsam, Kopien der aller wichtigsten Dokumente zu Papier anzufertigen und sie an einem anderen Ort abzulegen.

Derzeit gibt es viele Self-Storage-Einheiten, die sich auf das Speichern von Belegen und Dokumenten spezialisiert haben. Innerhalb solcher Gewölbe herrscht immer ein optimales Raumklima. Man kann annehmen, dass das Papierformat auch nach mehreren Jahren noch neu aussieht.

Anstelle von Papier können Sie auch andere Medien verwenden. Lange Zeit war die elektronische Speicherung erlaubt. Sogar ungewöhnliche Medien wie Mikrofilme sind erlaubt.

Bei der Datenspeicherung auf elektronische Träger ist jedoch zu beachten, dass sie nicht entfernbar sein dürfen. Speichern Sie daher keine Daten auf einem USB-Laufwerk, da diese nach dem Speichern von Dokumenten geändert werden können. Andererseits ist die Speicherung auf optischen Datenträgern wie Compact Discs zulässig, da diese nicht überschrieben werden.

So können Sie Dokumente scannen und als CDs speichern. Sie sollten jedoch immer sicherstellen, dass die Belege und Dokumente vollständig, lesbar und in ihrer ursprünglichen Form sind. Darüber hinaus sollte die Lesbarkeit der Medien immer möglich sein.

Das spart Ihnen viel Papierkram, bedenken Sie jedoch, dass die Technologie des Lesens elektronischer Dokumente auch in sieben Jahren möglich sein sollte.

Insbesondere wenn Sie keine IT-Erfahrung haben und nicht gelernt haben, wie Daten gespeichert werden, kann diese Speicherungsform ein Risiko darstellen. So kann es vorkommen, dass CDs unleserlich sind oder Daten gelöscht werden können.

Daher wird insbesondere für kleine Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung haben, die Speicherung in Papierform empfohlen. Dies erwies sich als das einfachste und in der Regel das Sicherste.

Da die Dokumente verloren gehen, werden die Informationen nicht nur dauerhaft gelöscht, Sie müssen sich auch der rechtlichen Konsequenzen bewusst sein.

Haltbarkeitsfristen nach Industrie

Für alle Unternehmer und einzelne Personen in der Bundesrepublik Österreich gilt eine Pflicht zur Aufbewahrung von sieben Jahren. Es ist universell und gesetzlich verankert.

Darüber hinaus gibt es für einige Sektoren Unterschiede. Insbesondere in solchen Branchen, wie Krankenhäusern oder beim Verwaltungspersonal, die sehr sensibel bei der Aufbewahrung sind, gelten andere Regeln für die Aufbewahrung wichtiger Dokumente.

Patientendokumente benötigen eine Lagerzeit von 10 Jahren. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass Schadensersatzansprüche nach 30 Jahren ungültig werden. Daher ist es sinnvoller, wenn die Dokumente 30 Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Streitigkeiten können die Dokumente dazu verwendet werden, die Fakten zu verstehen und Streitfälle zu klären.

Für das Grundstück sind es 12 Jahre, in denen Dokumente aufbewahrt werden. Die Haltbarkeitsdauer hängt auch vom Zeitpunkt der Steuererklärung ab. Wenn es sehr spät geliefert wird, kann ein langer Zeitraum von 10 Jahren gültig sein.

Welche Belege und Dokumente müssen aufbewahrt werden?

In der Regel beziehen sich alle Buchungsbelege auf die Anzahl der Dokumente, die sieben Jahre aufbewahrt werden müssen. Zu den aufzubewahrenden Dokumenten zählen in der Regel Rechnungen, Quittungen und Kontoauszüge.

Je nach Unternehmen und Art der Tätigkeit können zusätzliche Dokumente erforderlich sein. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Prozessdateien oder Belege für das Versorgungsunternehmen. In der Regel gilt der Zeitraum von sieben Jahren. Dieser Zeitraum gilt für alle Dokumente, die eine einzelne Transaktion beschreiben.

Die Kasse, die Kassenleisten und die Ausleger sind jedoch von der Lagerung ausgenommen. Sie sind eindeutig benannt und sollten nicht gespeichert werden. Für alle anderen Bank- und Kasseneinnahmen gilt jedoch eine gesetzliche Frist für die Aufbewahrungs von sieben Jahren.

Neben der Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren, ist es darüber hinaus wichtig zu beachten, was in Dokumenten und Belegen als Information eingetragen werden soll. Denn nur bei vollem Informationsgehalt bleibt die Aufbewahrungspflicht tatsächlich erhalten und dies kann nicht zu Problemen führen. Zu den Daten, die auf der Quittung vermerkt werden sollten, gehören unter anderem der Name der Firma, das Datum und der Tagesbetrag. Dies sollte an der Kasse vermerkt und sieben Jahre aufbewahrt werden.

Neben Bankbelegen und Quittungen ist auch eine Personalakte erforderlich. Dies ist auf die Beurteilung des Personals zurückzuführen. Hierzu zählen insbesondere Lohnkonten und andere Dokumente der Personalabrechnung. Dies führt zu einer Besteuerung und bleibt somit auf die Steuerbehörde zurückführbar, auch diese Dokumente unterliegen der Aufbewahrung. Die Frist für diese Art von Belegen beträgt sieben Jahre.

Es gibt auch andere Dokumente und Belege im Zusammenhang mit den Ausgaben oder Einnahmen des Unternehmens. Dazu gehören Dokumente, die typische und untypische Geschäftsvorgänge dokumentieren.

Andere Firmendokumente müssen jedoch sorgfältig aufbewahrt werden. Dazu gehören Verträge, Versandpapiere oder Kreditinformationen. Das Dokumentenvolumen ist sehr unterschiedlich, sodass nahezu alle Korrespondenz und Geschäftsdokumente aus Sicherheitsgründen aufbewahrt werden sollten.

Verletzung der Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrung verschiedener Geschäftsdokumente ist sehr umfangreich und kann für ein kleines Unternehmen ein großes Problem darstellen. Dabei vergessen Sie schnell, ein Dokument abzulegen oder korrekt zu archivieren. Aber was passiert in diesem Fall, wenn die Pflicht verletzt wurde?

Wenn die Belege und Quittungen nicht ordnungsgemäß aufbewahrt werden, kann dies die tatsächliche Steuerbelastung beeinträchtigen. Hier wirkt sich die Bewertung aus, die es den Behörden ermöglicht, das Einkommen zu messen. In der Regel bedeutet dies, dass die geschätzte Steuerbelastung höher ist als die tatsächliche Steuerbelastung und zu Lasten der Gesellschaft geht.

Zuwiderhandlungen sind auch mit Geldbußen für Einzelpersonen und Unternehmen verbunden. Es ist unerheblich, ob der Verstoß gegen die Pflicht der Aufbewahrung vorsätzlich oder nicht vorsätzlich war.

Um die Aufbewahrungspflicht nicht zu verletzen, sollten Unternehmen aller Größen von Anfang an mit den Verpflichtungen vertraut sein. Beispielsweise besteht keine Gefahr, dass beispielsweise Belege und Dokumente aus den ersten Tagen des Bestehens des Unternehmens nicht ordnungsgemäß gespeichert werden. Aber auch im eigenen Interesse ist das Aufbewahren von Dokumenten wichtig. Weil die Dokumentation Geschäftsvorgänge dokumentieren und Ansprüche möglicherweise zurückweisen kann.

Wenn Sie nicht sicher sind, welche spezifischen Verantwortlichkeiten für Sie bestehen, können Sie sich an Ihre Handelskammer wenden. Diese zeigt Ihnen genau, welche Dokumente Sie aufbewahren müssen. Natürlich finden Sie im Internet auch weitere Informationen und andere Handbücher.

Wie werden Dokumente vernichtet?

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen Sie keine Dokumente mehr speichern. In einigen Fällen kann dies jedoch nützlich sein, wenn Sie Geschäftsdokumente auch außerhalb des Gesetzes aufbewahren. Der Schadensersatzanspruch gegen Ärzte wurde hier bereits erwähnt, daher wird empfohlen, Dokumente noch länger aufzubewahren.

Wenn Sie jedoch keine Gründe für die Speicherung der Dokumente sehen, ist es wünschenswert, sie zu löschen. Schließlich nehmen Dokumente einen großen Platz ein und werden mit der Zeit immer mehr. Um die Ordnung wiederherzustellen, müssen Sie die alten Dokumente zerstören.

Hier können Sie selbst entscheiden, ob Sie einen Aktenvernichter verwenden möchten, oder einen professioneller Aktenvernichter engagieren. Für kleine Papiermengen reicht der Aktenvernichter aus und es sollte nicht zu lange dauern. Wenn große Mengen entstehen und Sie sicherstellen möchten, dass die Dokumente vollständig unleserlich sind und nicht rekonstruiert werden können, ist ein Schredderunternehmen die beste Lösung.

Wenn Daten in digitaler Form gespeichert sind und auf Festplatten vorhanden sind, sollten Sie mehrere Prozesse ausführen, um sicherzustellen, dass die Daten gelöscht werden. Die beste Voraussetzung ist, wenn Sie für jedes Jahr eine eigene Abteilung haben.

Sie können dann die Partition löschen oder den Bereich der Festplatte formatieren, auf dem Daten gespeichert wurden. Ein einfaches Löschen oder Formatieren reicht jedoch nicht aus. Spezielle Software kann Daten wiederherstellen, da sie physisch noch auf der Festplatte vorhanden sind. Um Daten vollständig zu entfernen, müssen Sie jetzt ein Programm verwenden, das Festplattenbereiche mehrmals überschreibt. Es löscht wirklich alle Datenreste dauerhaft.

In einigen Fällen ist die Zerstörung von Daten auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht zulässig. Dazu gehören Dokumente, die noch in laufenden Verfahren oder Vorfällen verwendet werden. Wenn in diesem Geschäftsjahr beispielsweise eine Finanzermittlung eingeleitet wurde, sollten Sie natürlich nicht einfach Dokumente für dieses Jahr zerstören.

Mit diesen Informationen sollte nichts die sorgfältige Aufbewahrung Ihrer Schecks und Dokumente beeinträchtigen. Sie sollten keine Angst vor einer Geldstrafe oder einem anderen Verlust haben.

Anforderungen an die Geschäftsbeibehaltung

Wichtige erste Informationen

Grundsätzlich sollten Bücher und Unterlagen, Belege sowie Geschäftsunterlagen und andere für die Steuererhebung wichtige Unterlagen sieben Jahre lang in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden.

Warnung:
Darüber hinaus unterliegen alle elektronischen Aufzeichnungen aus der elektronischen Registrierkasse (ab 01.01.2016) einer Aufbewahrungspflicht (z. B. Protokoll der Datenerhebung, Erstdokument, Monatsbeleg usw.).

Formular aufzeichnen
Belege können entweder

  • in Papierform (Dokumente) oder
  • mit optischen Aufzeichnungssystemen (Mikrofilm, Optical Disc) oder
  • elektronisch (durch Scannen und Speichern auf WORM-Medien)

gespeichert werden

Elektronische Medien
Die Speicherung auf Datenträgern ist zulässig, wenn die vollständige, geordnete, identische und originalgetreue Wiedergabe jederzeit vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrung gewährleistet ist.

Für die computergestützte Buchhaltung sollten alle Informationen auf elektronischen Medien gespeichert werden.

Warnung:
Nur das Scannen und Anschließen an ein USB-Laufwerk erfüllt die Speicheranforderungen nicht. Beispielsweise sollte WORM-Speicher verwendet, der für die Unveränderlichkeit von Daten sorgt.

Auch hier besteht die Pflicht, Werkzeuge bereitzustellen, um Dokumente lesbar zu machen oder eine ständige Reproduktion sicherzustellen.

Zeitraum

Der Zeitraum von sieben Jahren beginnt am Ende des Kalenderjahres, für das der letzte Eintrag vorgenommen wurde. Beispielsweise sollten Quittungen für das Kalenderjahr 2011 bis zum Ende des Kalenderjahres 2018 aufbewahrt werden. Für ein anderes Wirtschaftsjahr als ein Kalenderjahr müssen die Fristen am Ende des Kalenderjahrs beginnen, in dem das Wirtschaftsjahr endet.

Darüber hinaus müssen Belege so lange aufbewahrt werden, wie sie im Zusammenhang mit anhängigen Steuerverfahren gebraucht werden.

Warnung:

Das Umsatzsteuergesetz enthält eine besondere Bestimmung im Sinne von § 2 des Grundsteuergesetzes. Danach sollten Aufzeichnungen und Belege über solche Grundstücke 22 Jahre lang aufbewahrt werden.

Darüber hinaus sieht das Mehrwertsteuergesetz noch eine zusätzliche Aufbewahrung für Dokumente vor, die sich auf elektronische Dienstleistungen, Telekommunikations-, Radio- und Fernsehdienste beziehen, die für Nichtvertragspartner in EU-Mitgliedstaaten bereitgestellt werden und für die ein neuer Mini-One-Stop-Shop erforderlich ist. (MOSS) wird genommen, hier beträgt die Haltbarkeitfrist 10 Jahre.

Warnung:

Die fehlende Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen sowie der dazugehörigen Belege kann dazu führen, dass die Steuerbehörde eine Bewertungsstelle einrichtet.

Lagerzeit:

  • Buchhaltungsunterlagen 7 Jahre
  • Quittungen / Rechnungen 7 Jahre
  • Dokumente vom Land gem. Umsatzsteuergesetz 22 Jahre
  • IZm-Dokumente mit elektronischen Diensten, Telekommunikations-, Radio- und Fernsehdiensten für Nicht-EU-Unternehmen in EU-Mitgliedstaaten, für die der neue Mini One Stop Shop (MOSS) müssen 10 Jahren aufbewahrt werden.

Abrechnungsdokumente

Buchhaltungsauszüge können sehr unterschiedliche und vielfältige Arten und Formen von Dokumenten sein.

Zu den gebräuchlichsten Buchungsbelegen gehören Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Belege, Rechnungslegungsvorschriften, kleine Kassenbücher, Prozessdateien, Auftragsunterlagen und Berechnungen der Betriebskosten. Alle Dokumente, die sieben Jahre der gesetzlichen Aufbewahrung unterliegen, sind immer Dokumente, die für einzelne Geschäftsvorgänge vorhanden sind.

Bank- und Barschecks

Zu den hinterlegten Dokumenten, die nicht gespeichert oder aufbewahrt werden müssen, zählen Banknoten, Checks und Registrierkassen. Für alle anderen Bank- und Barschecks besteht eine obligatorische Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren.

Es ist auch zu beachten, dass Bank- und Bargutscheine Informationen über den Namen des Unternehmens, den Tagesbetrag und das Datum enthalten. Handels- und Geschäftsbriefe unterliegen ebenfalls sieben Jahre der gesetzlichen Verwahrung. Nur Dokumente, die in offenen Abschlüssen verarbeitet werden, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch für Rechnungen des Eingangs und Duplikate von Ausgangsbelegen, da diese als Geschäftsbriefe gelten.

Personalakten

Die Pflicht zur Aufbewahrung von Personaldokumenten hat im Wesentlichen die Steuergesetze als Basis.

Lohnkonten und andere Dokumente, die für die Buchhaltung der Lohnbücher wichtig sind und Steuerforderungen verursachen, werden häufig von den Steuerbehörden kontrolliert. Aus diesem Grund müssen Unterlagen des Personals gemäß der österreichischen Pflicht zur Aufbewahrung auch sieben Jahre sorgfältig und vollständig aufbewahrt werden.

Andere Geschäftsdokumente

Typische Geschäftsunterlagen sind Dokumente und andere Dokumente, die einen Eindruck von den Einnahmen und Ausgaben des Unternehmens vermitteln. Diese Dokumente können verwendet werden, um typische und untypische Geschäftsvorgänge zu identifizieren.

Darüber hinaus beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist 7 Jahre, einschließlich Zeitschriften, Verträgen, Versandpapieren, Zolldokumenten, Kreditinformationen, Rechnungen, Bestellunterlagen, Quittungen, Versicherungsdokumenten, stündlichen und einmaligen Buchungen, Unterlagen zu Ansprüchen und Gehaltslisten.

Umsatzsteuergesetz

Für die Verwahrungspflicht gelten Landesausnahmen nach dem Umsatzsteuergesetz. Aufzeichnungen und andere Dokumente, die sich auf das Eigentum beziehen, müssen beispielsweise 22 Jahre aufbewahrt werden.

Das Mehrwertsteuergesetz sieht auch vor, dass Dokumente, die Telekommunikations-, Rundfunk- und Fernsehdienste für Einzelpersonen in einem EU-Land betreffen und für die der Mini One One Shop genutzt wurde, zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Nichteinhaltung der Aufbewahrungspflichten

Wenn Bücher und andere Unterlagen nicht gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geführt werden, kann die Bewertungsstelle gemäß BAO § 184 tätig werden. Darüber hinaus können sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen zu einer Geldstrafe verurteilt werden, wenn sie die Pflicht zur Aufbewahrung von Aufzeichnungen in Österreich nicht einhalten, unabhängig davon, ob sie vorsätzlich gehandelt haben oder nicht.

Um Probleme zu vermeiden, wird empfohlen, sich ausführlich über die Haltbarkeitsdauer zu informieren und wichtige Konten, Buchhaltungsunterlagen und Geschäftsbelege im Archiv zu speichern. Nur so können Verwechslungen von Dokumenten effektiv vermieden werden.

Kontakt für Fragen

Bei Fragen zu Aufbewahrungspflichten in Österreich können Sie sich an die örtliche Handelskammer wenden.

Vernichtungsoptionen nach Ablauf

Nach Ablauf des gesetzlichen Sorgerechts in Österreich können Dokumente in der Regel vernichtet werden. Für kleine Mengen von Dokumenten kann ein handelsüblicher Aktenvernichter verwendet werden, und für große Mengen kann es sinnvoll sein, einen Aktenvernichter zu beauftragen.

Die Zerstörung ist jedoch auch nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht zulässig, wenn Dokumente für noch laufende Vorfälle, Verfahren oder Inspektionen erforderlich sind. Daher müssen Dokumente aufbewahrt werden, wenn eine externe Prüfung eingeleitet wurde, wenn Geldbußen oder Steuerermittlungen erwartet wurden oder wenn eine vorübergehende Steuerveranlagung angenommen wurde.

Im Falle eines nicht abgeschlossenen Verfahrens sollten das erwartete Beschwerdeverfahren und die Begründung der Anträge aus den Unterlagen des Unternehmens auch nach Ablauf der obligatorischen Lagerungszeit beibehalten werden.

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